Créer un agent IA pour réduire les déchets administratifs - Formation Transition Ecologique Mixte : présentiel / à distance

1. Comprendre les déchets administratifs et numériques — 1h

• Déchets papier : impressions inutiles, versions multiples, documents non finalisés.
• Déchets numériques : mails non triés, pièces jointes lourdes, doublons, archives inutilisées.
• Impact écologique des pratiques administratives.
• Identification des irritants dans l'organisation actuelle.

2. Découvrir les agents IA appliqués à l'administratif — 1h

• Qu'est-ce qu'un agent IA ?
• Différence entre assistant IA, automatisation et agent autonome.
• Cas d'usage : tri des mails, classement documentaire, relances, comptes rendus.
• Bonnes pratiques RGPD, confidentialité et sécurité des données.

3. Créer un agent IA de tri, classement et relance — 1h30

• Créer des règles de tri des mails.
• Prioriser les messages importants.
• Classer automatiquement les documents.
• Générer des relances automatiques.
• Réduire les doublons dans les échanges.

Atelier pratique : construction d'un scénario d'agent IA “boîte mail propre”.

4. Automatiser les documents et comptes rendus — 1h30

• Générer un compte rendu à partir de notes ou d'une réunion.
• Créer des modèles de documents automatisés.
• Éviter les versions multiples.
• Définir des circuits de validation simples.
• Limiter les impressions grâce à des documents numériques mieux structurés.

Atelier pratique : création d'un prompt d'agent IA pour générer un compte rendu et proposer les actions à suivre.

5. Réduire le poids numérique des fichiers — 1h

• Mesurer le poids des pièces jointes.
• Identifier les fichiers trop lourds.
• Recommander des formats légers : PDF optimisé, lien partagé, compression, formats adaptés.
• Supprimer ou archiver les fichiers inutilisés.
• Détecter les doublons documentaires.

Atelier pratique : création d'une checklist IA “fichier responsable”.

6. Plan d'action écologique avec agents IA — 1h

• Construire un mini-processus interne.
• Définir les règles d'usage : mails, pièces jointes, classement, relances, impressions.
• Identifier les gains attendus : temps, papier, stockage, fluidité.
• Formaliser une charte simple d'usage responsable.

À l'issue de la formation, le participant sera capable de :

• identifier les sources de pollution administrative et numérique ;
• paramétrer un agent IA pour trier et classer les mails ;
• automatiser la génération de comptes rendus et documents simples ;
• réduire les impressions inutiles grâce à des règles IA ;
• détecter les doublons et archives inutilisées ;
• mesurer le poids des pièces jointes et fichiers ;
• recommander des formats de fichiers plus légers ;
• mettre en place des relances automatiques responsables ;
• construire un mini-plan d'action écologique applicable dans son service.

• Aucun prérequis spécifique

• Maîtrise du français (lu, écrit, parlé) nécessaire pour suivre la formation et comprendre les contenus pédagogiques

• Apports pratiques et démonstrations.
• Études de cas administratifs.
• Exercices de prompts.
• Mise en situation sur des cas réels.
• Construction d'un mini-agent IA ou scénario d'automatisation.
• Élaboration d'un plan d'action écologique.

• Modèle de prompt pour trier les mails.
• Modèle de prompt pour générer un compte rendu.
• Checklist “pièces jointes responsables”.
• Modèle de règles de classement documentaire.
• Plan d'action écologique administratif.
• Charte d'usage responsable de l'IA.

• Quiz de positionnement.
• Exercices pratiques pendant la journée.
• Création d'un scénario d'agent IA.
• Évaluation finale des acquis.
• Questionnaire de satisfaction à chaud.

• identifier les sources de pollution administrative et numérique
• paramétrer un agent IA pour trier et classer les mails
• automatiser la génération de comptes rendus et documents simples
• réduire les impressions inutiles grâce à des règles IA
• détecter les doublons et archives inutilisées
• mesurer le poids des pièces jointes et fichiers
• recommander des formats de fichiers plus légers
• mettre en place des relances automatiques responsables
• construire un mini-plan d’action écologique applicable dans son service

• Accessibilité aux personnes en situation de handicap

• Adaptation des modalités pédagogiques

• Aménagements spécifiques possibles

• Référent handicap dédié

• Accessibilité des supports et outils

• Accessibilité des lieux de formation

• Étude des besoins en amont

• Accompagnement individualisé